E-Mail-Archivierung

Für wen ist die E-Mail-Archivierung Pflicht und woraus ergibt sich diese?

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, geschäftliche E-Mails zu archivieren. Dies ergibt sich unter anderem aus steuerrechtlichen und buchhalterischen Anforderungen. Verstoßen Unternehmen gegen diese Pflichten, kann dies steuerliche und rechtliche Konsequenzen bedeuten.

Woraus ergeben sich diese Pflichten?

  • Handelsgesetzbuch (HGB),
  • Abgabeanordnung (AO),
  • „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)

Welche E-Mails müssen Unternehmen aufbewahren?

Alle E-Mails sowie deren Anhänge, über die Geschäfte durchgeführt und abgeschlossen wurden oder die Geschäfte aufgehoben oder vorbereitet haben oder die einen steuerrechtlichen Bezug haben, sind aufzubewahren. Dazu gehören z.B.:

  • Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • Auftragsbestätigungen,
  • Verträge,
  • Lieferpapiere,
  • Rechnungen,
  • Zahlungsbelege,
  • Reklamationsschreiben,
  • Kontaktierung von potenziellen Kunden über den Vertrieb
  • Aufträge
  • Auftragsänderungen

Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren?

6 Jahre und beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde.
E-Mails die Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, sind insgesamt 10 Jahre aufzubewahren.

Wie sollen Unternehmen E-Mails archivieren?

Aus der AO und dem HGB ergeben sich aber folgende Bedingungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung:

  • vollständig,
  • richtig,
  • zeitgerecht,
  • unveränderlich,
  • ordentlich und
  • nachvollziehbar

Aus den GoBD ergibt sich, dass eine revisionssichere Archivierung erfüllt ist, wenn alle relevanten E-Mails und E-Mail-Anhänge vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind.

Handelsübliche E-Mail-Programme genügen, vor allem in Hinblick auf die Unveränderbarkeit der Nachrichten, oftmals nicht.  

E-Mails richtig archivieren